Det uppstår ofta behov av att få en samlad översikt över organisationens delade brevlådor. Via Exchange Admin Center kan du enkelt generera en rapport och exportera den som en CSV-fil för vidare analys i exempelvis Excel.

Förutsättningar

För att kunna utföra dessa steg behöver du ha någon av följande roller i Microsoft 365:

• Global administratör

• Exchange-administratör

Så här exporterar du listan

1. Gå till Exchange Admin Center: Logga in via admin.exchange.microsoft.com.

2. Navigera till Brevlådor: I menyn till vänster klickar du på Mottagare (Recipients) och väljer sedan Brevlådor (Mailboxes).

3. Filtrera fram delade brevlådor: Eftersom listan som standard visar alla typer av brevlådor behöver vi filtrera vyn:

   • Klicka på ikonen Filtrera (tratten).

   • Välj Delad brevlåda (Shared mailbox).

   • Klicka på Använd. Nu visas endast de delade brevlådorna i listan.

4. Exportera listan:

   • Klicka på knappen Exportera brevlådor (Export mailboxes) i toppmenyn.

   • Välj alternativet Exportera brevlådor i den här listan (Export mailboxes in this list).

   • Obs! Väljer du "Exportera alla brevlådor" kommer även vanliga användar- och rumsbrevlådor med, vilket inte är målet i detta fall.

5. Ladda ner filen: Ett meddelande visas som säger att exporten förbereds. När den är klar laddas CSV-filen ner till din dator (oftast i mappen Hämtade filer).

Hantera den nedladdade informationen

CSV-filen innehåller mycket rådata (t.ex. visningsnamn, e-postadresser, alias och storlek).

Tips för Excel: När du öppnar filen i Excel kan texten ibland hamna i en enda kolumn. Använd då funktionen Text till kolumner under fliken Data och välj "Komma" som avgränsare för att dela upp informationen i snygga kolumner.

Sammanfattning

Genom att använda filtreringsfunktionen i Exchange Admin Center säkerställer du att exporten endast innehåller den relevanta informationen. Detta är ett effektivt sätt att hålla ordning på licensfria resurser och rensa ut gamla brevlådor som inte längre används.

Kontrollerad 2026-03-10