Övergripande

Eventful SkolSynk kopplar samman det elevadministrativa systemet med olika tjänster såsom Microsofts School Data Sync och Google Classroom. Synken syftar till att öka datakvaliteten samt minska manuell hantering av data, den skapar bland annat upp Teams/Classroom och populerar dem i Teams for Education/G Suite.

Tjänsten sätts upp via flera olika moduler som kopplas samman till en uppsättning för respektive kund. Syftet är oftast att synkronisera undervisningsgrupper till Microsoft eller Googles molntjänster, men stöd finns även för en mängd andra tjänster för skola.

Tjänsten kan synkronisera information såsom användare, grupper och skolor och relationerna mellan dessa till en eller flera mottagande system.

Systemkrav

Eventful SkolSynk

Beroende på Elevregister kan ESS köras antingen från Eventful, eller så kan det krävas att tjänsten körs hos kund. För att kunna köra ESS krävs följande av den miljö från vilken programvaran ska köras.

• Windows Server 2012, Windows Server 2016 eller Windows Server 2019
• .NET Framework 4.6
• Åtkomst till Windows inbyggda schemaläggare för schemaläggning av synkroniseringen
• För att Eventful ska kunna lämna support på tjänsten krävs ett globalt administratörskonto för Microsoft respektive ett advancerat adminstratörskonto för Google.
  

Krav i kundmiljö

Nedanstående krav måste uppfyllas för att Eventful ska kunna lämna support på programvaran och tjänsten ESS då den körs i en kunds miljö.

• Permanent fjärråtkomst till miljön
• Konto som är administratör på servern programvaran installeras på
• Servicekonto för schemaläggning av synkronisering (konto med logon as batch job behörighet)
• Möjlighet till säker uppladdning (https/port 443 måste vara öppet utåt från server)

Klicka på länken nedan som anger ert elevadministrativa system/bassytem.

 Manual för Extens

 Manual för Procapita

Omfattning

Elevregister

Elevregistret kan påverka vilken information vi kan få ut och behandla i ESS. Se respektive systemsida för mer information om varje enskilt system. Vi rekommenderar att man använder API från elevregistret.

• Tieto (Edlevo, Procapita, Lifecare, Tieto Education)
• IST (Extens, IST Administation)
• SchoolSoft
• Unikum
• Adela
• Alvis
• Skolplatsen
  
  

Mottagande system

Microsoft

För Microsoft 365 används primärt Microsoft School Data Sync för skapande av Teams för klasser och kurser, samt för att synkronisera medlemskap i klasser, kurser och skolor. Utöver de funktioner som Microsoft tillhandahåller i School Data Sync kan vi i Eventful SkolSynk även hantera Skol- och PersonalTeams samt skapande av säkerhetsgrupper till exempel för Endpoint Manager, Teamsprinciper eller Airwatch.

Google

För Google används ESS för att skapa Classrooms och/eller grupper utifrån information från Elevregistret. Vi kan skapa Classrooms för klasser och kurser/aktiviteter.

Övriga mottagande system

Övriga system som ESS kan tillhandahålla information till görs enligt mottagande systems specifikation. Här finns olika typer av system såsom LMS, Läromedel, Dyslexi-screening m.m.

Avgränsningar

Följande ingår inte i det åtagande Eventful gör inom ramen för tjänsten.

• Uppdatering, drift eller backup för server som kunden tillhandahåller för körning av tjänsten.
• Förändringar av funktionalitet som beror på det mottagande systems design. Exempelvis innebär Microsoft School Data Sync att lärare kan lägga till och ta bort medlemmar i team, samt byta namn på team. 
• Rättningar som beror på fel i tredjepartsystem.
• Andra system som relaterar till identitetssynkronisering, så som AD Connect eller GCDS.

FAQ

Vad räknar Eventful som olika källor?  

Vid bestämmande av källor räknar Eventful från hur många olika platser/system vi behöver hämta information.

För att kunna erbjuda vår kunder ett kostnadseffektivt alternativ har vi valt att i vår brons-paketering låsa integrationen till en enda källa. Detta innebär att all information som kommer krävas av ESS måste finnas i denna källa och kunden kan alltså få en billigare integration mot att de själva tillgodoser att all information finns på en plats.

Ett exempel på ett scenario som skulle räknas som att ha två källor är en uppsättning av ESS som dels läser från elevregistret Extens men där e-postadressen för molntjänsten saknas i elevregistret. Vilket innebär att ESS läser e-postadresser från den lokala AD-katalogen. I detta scenario har vi två källor: Extens och den lokala AD-katalogen.

Vilken information kan Eventful läsa ut från elevregistret?

För mer detaljerad information relaterad till ert specifika elevregister ber vi er kontrollera dess specifika undersida. Dock kan ESS generellt sätt läsa ut följande information från alla elevregister.

• Elever
• Personal
• Undervisande lärare
• Undervisningsgrupper
• Klasser
• Skolor
  
  

Vilka elevregister kan Eventful läsa ut ifrån?

• Edlevo (Procapita, Lifecare, Tieto Education)
• IST (Extens, IST Administation)
• SchoolSoft
• Adela
• Alvis
• Skolplatsen
• Mer information finns här
  
  

Vilka system kan Eventful förse med information?

• Microsoft School Data Sync
• Microsoft Teams
• Google G Suite
• Eventful OneRoster
• SchoolSoft
• Apple School Manager
• Inläsningstjänst
• Dugga
• Lexplore
• Haldor
• Skolon
• Mer information finns här
  
  

Kan vi använda AD Connect istället för Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk?

• AD Connect kan endast synkronisera användare, grupper och kontakter från den lokala katalogen. Den kan inte skapa exempelvis Microsoft Teams baserat på information från den lokala katalogen, framförallt kan den endast synkronisera information till Azure Active Directory. Användarkatalogen som finns i Microsoft 365.
  
  

Kan vi använda Microsoft School Data Sync istället för Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk?

• Självklart kan man använda Microsoft School Data Sync genom att exempelvis skapa CSV-filer själv och ladda upp. Faktum är att Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk användare Microsoft School Data Sync själv fast via en API-integration som heter OneRoster. Det som man bör se upp med om man vill göra detta själv är hanteringen som behöver göras i samband med termins- och läsårs-skiften, det är något som idag inte hanteras på ett sätt som de flesta kunder vill hantera det på. Eventful har här byggt en del utökade tjänster som gör detta lättare våra kunder. Därför tror vi att det är mer kostnadseffektivt att använda sig av Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk.
  
  

Kan vi använda GCDS istället för Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk?

• GCDS kan endast synkronisera användare, grupper och Organizational Units. GCDS kan inte skapa Classrooms. Detta är något som är unikt och som vi kan erbjuda inom vår tjänst Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk.
  
  

Kan Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk synkronisera personnummer?

• Ja, om än vi rekommenderar att man försöker att undvika användande av personnummer i synkroniseringen av GDPR-skäl så finns det fall då användande av personummer krävs. Ofta är detta en effekt av att två system behöver kunna identifiera samma person. Ett vanligt förekommande exempel är att man vill veta vilken e-postadress en person har i den lokala katalogen och där kan personnummer finnas i ett attribut.
   

Kan vårdnadshavare synkroniseras med Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk?

• Ja, Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk kan synkronisera vårdnadshavare om det är så att det mottagande systemet har stöd för att ta emot vårdnadshavare.

Hur ofta sker körningar med Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk?

• Normalt sett sker körning av ESS en gång per dygn. Detta går självklart att ändra så att synken kör oftare, det kan dock finnas andra system som har krav som orsakar att vi inte kan köra oftare än en gång per dygn.

Hur hanterar Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk personer med skyddad identitet?

• Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk läser inte ut användare med skyddad identitet. Dessa personer måste hanteras utanför Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk.
  
  

Hur hanterar Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk personer med tillfälliga personnummer?

• Vår rekommendation är att försöka nå ett läge där Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk inte behöver hantera personnummer överhuvudtaget. Dock finns det fall när man måste hantera personnummer, och även tillfälliga personnummer. Det är dock viktigt att komma ihåg att personnummer, framförallt tillfälliga, kanske inte är unika och definitivt inte beständiga.
  
  

Hur hanterar Evenful FlowSync/Eventful SkolSynk användare som inte har e-postadressen för aktuell molntjänst sparad i elevregistret?

• När detta sker kan ni som kund tyvärr inte använda er av Eventfuls brons-paketering då detta föranleder att ni kommer behöva utläsning från minst två olika källor och att ni därmed hamnar i vår silver-paketering som tillåter detta. Detta är en begränsning som vi valt för att kunna erbjuda ett väldigt kostnadseffektivt val men mot att ni som kund måste säkerställa att informationen i elevregistret är korrekt.
  
  
• I dessa scenarion måste en kompletterande synkronisering läggas till i Eventful FlowSync/Eventful SkolSynk som läser ut mappningsinformation mellan användaren i molntjänsten och personen i elevregistret. Oftast sker denna typ av mappning genom att läsa personnummer från både Active Directory och elevregistret och därigenom få en säkerställd e-postadress på användaren.